目次
はじめに
こんにちは。YUKI(@shisha_yuki117)です。
今回から個人的な議事録作成のスキルアップと、こんな議事録の書き方があるという点をお伝えするため、議事録作成企画を始めたいと思います。
企画を通して題材にさせていただくのは、個人的に大好きなYouTubeチャンネル「考えるエンジンちゃんねる」さんです！
このチャンネルをひとことで言うと、社会人の教訓をカジュアルに学べる講義です。社会人の学校に近いですね。
今回はメールに関する内容です。詳しい動画は以下をご覧ください。
さっそくメモを取ろう
それでは早速、動画をスタートし、メモを取っていきます。
メモを取る際に私が意識していることは次の3つです。
・一字一句聞き逃さない
・文体は気にしない
・文章化すると同時に頭でストーリーを描く
少し補足します。
１．一字一句聞き逃さない
これは最低限守るべきことですね。議事録には①発言をすべて記載した「記録・証拠としての議事録」と、②議論の論点や決定事項を記載した「備忘録としての議事録」の主に2つに分けられると思います。どちらの場合も、一字一句聞き逃さずにメモにしておくことで、構造化する際、全体の流れのスムーズな把握につながったり、カギとなる発言を見落としてしまうというケースを防げます。
２．文体は気にしない
言い回しや、構成を意識してしまうと、発言を聞き逃してしまうリスクが出てきます。それを防ぐためにも、自分なりの略語などを使い、メモを完成させてください。文体の修正は後からでもできるのでまずは発言を一字一句聞き取りましょう。
３．文章化すると同時に頭でストーリーを描く
これは少し高度なテクニックかもしれません。議事録担当だからといって会議で発言しないというのはNGです。いきなり意見を求められる場合もあるかもしれません。
また、会議をファシリテートしつつ、意見を文章化・構造化する際には頭でストーリーを描くことがカギになったりします。なぜならば、ファシリテーターというのはただ議論を拡散させるだけではなく、議論の方向性を気づきであったり結論、突破口のきっかけに結び付けることが必要になるからです。
そのためにも、議論全体がどんなストーリー性を持って進行しているのかを意識しましょう。
そんなこんなで雑なメモが出来上がります…(笑)
さあ、構造化だ
さきほど書き切ったメモを次は構造化していきます。
これは非常にシンプルな作業で、①言い切りの形にすることと、②論点を明確にすることを意識します。
はじめのうちはうまく書けないこともありますが、誰かにレビューしてもらったり、別の人が書いた議事録を見て勉強してみると良いでしょう。
ちなみに外資系うさぎのちょこさんが書かれた議事録は非常にユニークかつ勉強になるのでおすすめです。参考までに…
私が作成した議事録は次のようになります。
考えるエンジン、大変勉強になります。
今回議事録作成の題材とさせていただいたのが、考えるエンジンちゃんねるの『【BCG出身】テーマ2＝怒られるメールにはワケがある。議事録に続く、第二弾的動画！議事録と同じく、メールは実は奥が深く、意外と習いません。』の回でした。
メールは送る相手であったり、どういう系統のメール(周知、依頼、報告、その他etc…)かで書き方も変わるでしょう。このような工夫が受け手の印象を大きく左右すると思います。
今回の動画は、そんな愛されるビジネスマン、コンサルタントとして外せないメールのマナーだと感じました。大変勉強になりますね。
余談ですが、慎 正宗さんとのコラボ対談動画が個人的に大好きなので皆さんもぜひ見てみてくださいね。
本も出版しているので要チェックです！！
さいごに
いかがだったでしょうか。
今回はYouTubeの動画を参考に議事録を作成してみました。お読みいただいている皆さんの方が「もっと良い議事録かけるぜ？」と感じていたり、「これは勉強になった！なるほど！」と思ってくださる方もいるかもしれません。
私の記事をきっかけに皆さんの議事録作成に良い影響が与えられたら大変嬉しく思います。
今回もお読みいただきありがとうございました。